Johtoryhmän kokous ja kahvihetki - kaksi eri asiaa

7 vinkkiä pk-yrityksen johtoryhmän aktivointiin

Oletko koskaan ollut huonossa johtoryhmän kokouksessa, tai johtanut sellaista? Mietin nykyään usein kuinka johtoryhmätyöskentelyä voisi parantaa. Asiakaskäynneillä olen huomannut, että joissakin yrityksissä johtoryhmätyöskentely tapahtuu arjen lomassa, varsinaista työskentelykokouksia ei pidetä ja sitä pidetään ajanhukkana. Jos kokous pidetään, kuinka sen tehokkuutta voisi parantaa? Jos johtoryhmän kokousta ei pidetä, kuinka se vaikuttaa yrityksen toimintaan?

Kuinka aktivoida johtoryhmän toimintaa paremmin?

Onko kokousten pitäminen nykyään ajanhukkaa? Kyllä, jos se tapahtuu tehottomasti, valmistautuminen puuttuu ja kokousta ei johdeta. Mielestäni olen lukenut vähintään tuhatsata artikkelia tästä aiheesta, mutta silti se on edelleen tärkeä ja ajankohtainen. Jos johtoryhmää ei johdeta, alkaa rönsyily ja fokuksen puute. Lue: resurssien hukkakäynti.

” Tärkeimmät operatiiviset päätökset tehdään toimivassa johtoryhmässä! ”

Johtoryhmässä on jokaisella tärkeä rooli. Toimitusjohtaja odottaa kaikilta johtoryhmän jäseniltä vuorovaikutusta. Aineistot jaetaan kaikille ennen johtoryhmän kokousta, osallistujilta odotetaan asioihin perehtymistä ja tapaamiseen valmistautumista. Tapaamisen ei tarvitse olla muodollinen, kunhan se on tehokas ja siellä tehdään päätöksiä. Päätökset ovat toiminnan solmukohtia. Yrityksissä, joissa tehdään päätöksiä, tapahtuu asioita. Niissä, joissa päätökset venyvät pitkään tai niitä ei tehdä, ei tule onnistumisia eikä epäonnistumisia. Ja ilman näitä ei päästä eteenpäin.

Valitettavan usein olen ollut johtoryhmän kokouksessa, jossa luetaan edellisen kokouksen pöytäkirja, hyväksytään, katsotaan raportteja, mietitään nykytilannetta. Mutta tärkein puuttuu: miten toimintaa kehitetään tai muutetaan, jotta ollaan paremmalla polulla strategian kanssa. Tulevaisuus: miltä se näyttää, onko ennusteita tai voidaanko toimintaa ennakoida? Liian usein jätetään tulevaisuuden käsittely kokonaan. Pahimmillaan unohdetaan puhua asiakkaista! Huonossa johtoryhmän kokouksessa tulevaisuudesta ei puhuta, tavoitteita ei kerrata, polkua niihin ei käydä lävitse ja ehdotuksia tai päätöksiä tulevaisuuden suunnasta ei käsitellä.

Miten kaikki kannattaisi tehdä? Googlesta löytyy paljon kirjallisuutta johtoryhmästä ja sen toiminnasta. Mietitään tätä nyt lyhyesti.

7 helppoa vinkkiä johtoryhmän aktivointiin

Listasin 7 kohtaa, joiden avulla selkeytetään ja aktivoidaan ryhmän toimintaa. Käy ne yksitellen läpi ja mieti ovatko kaikki kohdat selkeitä johtoryhmässäsi. Kuinka nämä asiat voitaisiin käydä siellä läpi?

1. Miksi tapaaminen pidetään, onko johtoryhmän tehtävä kaikille jäsenille selkeä?

  • Yrityksen menestymisen kannalta on tärkeää, että yrityksellä on toimiva hallitus ja aktiivinen johtoryhmä.
  • Päätehtävä on johtaa liiketoimintaa ja kasvattaa yrityksen arvoa.
  • Aktiivinen johtoryhmä tekee päätöksiä. Päätökset tuovat hedelmiä tulevaisuudessa tai siten tehdyistä virheistä opitaan kerralla 🙂
  • Jos johtoryhmä ei ole toiminut aktiivisesti yrityksessä, kannattaa toiminta aktivoida.
  • Johtoryhmän jäsenien sitouttaminen on oleellista, jotta toimitusjohtaja näkee ja kuulee paremmin mitä organisaatiossa tapahtuu.

2. Mikä on tapaamisen tavoite ja johtoryhmän rooli yrityksessä?

  • Johtoryhmän kokouksella on aina tavoite: tehdä päätöksiä, jotka vievät yritystä eteenpäin toimintasuunnitelman mukaisesti.
  • Onko johtoryhmän rooli selkeä organisaatiossa? Aktiivinen johtoryhmä ansaitsee asemansa hallitukselle sekä tiimien keskuudessa. Jos hallitus puuttuu kovasti operatiiviseen johtoryhmän toimintaan, kannattaa asiasta keskustella, jotta johtoryhmä/hallitus -roolit olisivat selkeät.
  • Pienissä yrityksissä nämä ryhmät ovat usein samalla kokoonpanolla.
  • Tietyssä vaiheessa yrityksen elinkaarta kannattaa nämä eriyttää ja ottaa hallitukseen mukaan osaajia, jotka oikeasti rikastuttavat yrityksen toimintaa.

3. Mikä on jokaisen osallistujan rooli, mistä he vastaavat?

  • Onko heille annettu valta toteuttaa rooliaan?
  • Toimiiko yrityksessä diktaattori, joka tekee osan töistä mutta päättää kaiken?
  • Roolitus kannattaa selkeyttää! Johtoryhmän jäsenille kannattaa jakaa vastuuta ja valtaa, tukea heidän toimintaansa. Yrityksen toiminnan kannalta on tärkeätä minimoida riskejä ja jakaa valtaa avainhenkilöille.

4. Mitä päätöksiä täytyy tehdä, jotta toiminta menee eteenpäin?

  • Päätösten tekeminen vie yritystä eteenpäin. Hyvistä päätöksistä nautitaan ja huonoista opitaan.

5. Kuinka osallistuja voi valmistautua kokoukseen paremmin?

  • Kokouksen agenda ja kaikki materiaali jaetaan hyvissä ajoin kaikille osallistujille, jotta he ehtivät aineistoon perehtymään.
  • Viimeiset aineistot osallistujille viimeistään n. 2-4 päivää ennen kokousta riippuen yrityksen koosta ja tilanteesta.

6. Koska johtoryhmän jäsen tekee sovitut asiat?

  • Asioiden priorisointi on aina tärkeää. Jos asioita delegoidaan täytyy hoitaa jälkiseuranta niille.
  • Johtoryhmän jäsen vastaa omasta toiminnastaan ja nauttii toimitusjohtajan luottamusta.
  • Sovitut tehtävät tehdään sovitussa ajassa ja kokoukseen saavutaan ajoissa.
  • Jotta johtoryhmän toiminta olisi tehokasta on tärkeää, että kaikki noudattavat yhdessä sovittua toimintamallia.
  • Johtoryhmän toiminta on tärkeä osa yrityksen kulttuuria ja toiminnan tehokkuus heijastuu moneen suuntaan.

7. Päätökset, vastuuhenkilöt ja aikataulut kirjataan pöytäkirjaan ToDo-listaan.

  • Kun yhdessä sovitaan, yhdessä tehdään. Seuraavaan kokoukseen ei johtoryhmän jäsen kehtaa tulla, jos asiat eivät etene.
  • Force Major tilanteet ovat erikseen.
     

Kokouksen asialista ja materiaalit ajoissa osallistujille

Kokouksessa esillä olevat asiat on tärkeä tiedottaa ajoissa kaikille osallistujille. Hallituksen kokouksessa toimitusjohtaja saa usein strategiaan liittyviä projekteja ja tehtäviä joita hän yhdessä tiiminsä kanssa vie eteenpäin. Tästä syntyy johtoryhmälle kokoukseen käsiteltäviä aiheita. Jos agendaa ei ole etukäteen annettu, kertooko se toimimattomasta hallituksesta vai siitä että toimitusjohtajan aika menee ”tärkeämpiin” asioihin?

” Toimiva johtoryhmä lisää yrityksessä tietoisuutta suunnasta ja tapahtumista sekä lisää kaikkien tiimien aktiivisuutta. ”

Aktiivinen johtoryhmä on toimitusjohtajan tärkeä työkalu

  • Yrityksen perusasiat kuten suunta ja tavoitteet on helppo käydä johtoryhmässä, avainhenkilöiden kanssa läpi ja seurata tavoitteiden toteutumista.
  • Tapaamiseen täytyy panostaa sillä se on myös tärkeä viestintätilanne kaikille osallistujille.
  • Tarvittaessa kokoukseen voi pyytää asiantuntijoita tai luottamusmiehen keskustelemaan yhteisistä aiheista.
  • Aktiivisuus, osallistuminen ja avoimuus luo johtorymän kokoukseen rakentavan ilmapiirin päätöksiä varten.
  • Päätösten avulla yritys kulkee eteenpäin kohti seuraavaa tarkistuspistettä, jossa voidaan tehdä uusia päätöksiä tai korjaavia päätöksiä.

Lyhyesti: Jos johtoryhmä on ollut ”passivinen” jo pitkään, osana yrityksen tapaa toimia, voi kehityksen aloittaminen tuntua vaikealta. Johtoryhmän kehittäminen kannattaa aloittaa heti, osallistaa koko ryhmä siihen ja keskustella miksi tätä kehitetään, miten se toteuteaan ja mitä jatkossa tapahtuu. Kehitystä voivat tehdä kaikki kokoukseen osallistuvat. Tapa toimia liittyy usein yrityksen kulttuuriin. Sitäkin voi kehittää, mutta se on uusi kirjoituksen aihe 🙂 Toimiva johtoryhmä lisää yrityksessä tietoisuutta suunnasta ja tapahtumista sekä lisää kaikkien tiimien aktiivisuutta. 🙂

Lisätietoja Johtoryhmätyöskentelystä löytyy lisää verkosta. Muutama linkki alla 🙂

Johtoryhmä – johtamisen tehokas työkalu (kirjoittanut Esa Lehtinen)

Johtoryhmätyöskentely (Spiik Oy)

Hyvä johtoryhmä tuo johtamiseen lisäarvoa (Kirjoittanut Esa Lehtinen)

Paras mahdollinen johtoryhmä (Business Coaching Center Oy)
Menestystä johtoryhmän aktivointiin!

Ps. haluatko jatkossa saada tiedon uudesta kirjoituksesta sähköpostiisi? Klikkaa tästä -Liity jakelulistalle!