Dokumenttienhallinta nopeuttaa yrityksissä päätöksentekoa

Dokumenttienhallinta yrityksessä nopeuttaa päätöksentekoa

Miksi dokumenttienhallinta on yritykselle tärkeätä?

Dokumenttienhallinta on yrityksen kehittämisen kannalta tärkeätä. Sanovat että jokainen työntekijä yrityksessä kuluttaa n. 30 minuuttia päivässä erilaisten dokumenttien etsimiseen. Onneksi digitalisaation avulla on päästy eroon paperiarkistoista sillä vielä 2000 luvun alussa skannattiin arkistoja digitaaliseen muotoon Suomessa, paljon. Dokumenttien hallinnassa on pääasiassa yhdestä asiasta kysymys. Miten varmistetaan se että tieto on käytettävissä kun sitä tarvitaan? Jokainen työntekijä tarvitsee tietoa työnsä tekemiseksi. Yrityksen esimiehillä , johtoryhmällä ja hallituksella täytyy olla käytettävissään viimeisin tieto oikeiden päätösten tekemiseksi. Väärän tai puutteellisen tiedän käyttäminen on yritykselle hyvin kallista. Siksi dokumenttien hallintaan kannattaa panostaa.

Mitä dokumenttienhallintajärjestelmään ( Document Management System – DMS) voidaan tallentaa?

Dokumentti on laaja käsite. Joillekin dokumenttienhallinta yrityksessä tarkoittaa word-asiakirjaa, toiselle tulostettua arkistomapin välissä olevaa asiakirjaa. Käytännössä dokumenttienhallintajärjestelmään voidaan tallentaa tai arkistoida esimerkiksi:

  • Sähköposti
  • PDF tiedostot
  • Office dokumentit
  • Skannatut dokumentit
  • Mobiililaitteen tallenteet kuten kuvat tms.
  • Nettilomakkeet
  • Tulostetut dokumentit

Mitä on dokumenttienhallinta – lyhyesti?

Katso alla oleva7 minuutin video jossa kerrotaan Dokumenttienhallinnan mahdollisuuksista yleisellä tasolla. Mitä se tarkoittaa ja mitä se mahdollistaa. Videon on totuettanut Docuware dokumenttienhallintaan erikoistunut yritys joka on asentanut dokumenttienhallintajärjestelmiä globaalisti niin suuriin kuin pieniinkin yrityksiin. Docuware on aito SaaS-palvelu joka skaalautuu asiakaan tarpeen mukaisesti.

Miten dokumenttienhallinta yrityksessä otetaan käyttöön?

Paperidokumentit, asiakirjat kuten sopimukset, lomakkeet, raportit jne. Skannataan eli digitalisoidaan yrityksen käyttöön. Tämä projekti kannattaa ulkoistaa sillä sitä varten on olemassa huomattava määrä suomalaisia dokumenttienhallinnan asiantuntijoita jotka joko itse tai yhteistyökumppaneiden kanssa digitalisoivat jopa kilometreittäin arkistossa pölyttyneitä mappeja.

Ennen projektin aloittamista kannattaa kuitenkin asettaa itselleen ja projektille tavoitteet, mitä digitalisointiprojektilla tavoitellaan ja miten jatkossa kannattaisi toimia. Olen ollut monessa digitointiprojektissa mukana ja olen oppinut että kun oikeasti suunnitellaan ja mietitään mitä dokumenteilla halutaan tehdä tulevaisuudessa, minkälaista tietoa niistä tarvitaan ja kuinka ne luokitellaan tulevaisuuden käyttöä varten, säästetään huomattavasti tulevaisuudessa aikaa. Mikä on kamalinta mitä digitointiprojektissa voi tapahtua? SE että ei tiedetä miksi sitä tehdään ja miten tätä tietoa voitaisiin hyödyntää tulevaisuudessa. Myös historiatiedolla on arvonsa.

Jos yrityksessäsi on johtamisjärjestelmä jossa on kerrottu myös dokumenttityypit joita yrityksessäsi käsitellään, versiohallinta, tarvittava metatieto jne. Kannattaa tätä tietoa hyödyntää digitointiprojektissa. Kun dokumentit on skannattu ja tieto on kaikkien saatavilla, määritellään myös tietoturvaluokat kuka pääsee tähän tietoon käsiksi. Dokumentteja voidaan luokitella joko niiden tyypin, metatiedon tai tekijöiden mukana kuka kyseiseen aineistoon pääsee käsiksi. Dokumenttienhallintajärjestelmissä on myös Audit-trail ominaisuuksia joilla voidaan helposti jälkikäteen tarkastella kuka on lukenut dokumentin ja kuka sekä milloin seuraava versio dokumentista on tallennettu. Dokumenttienhallintajärjestelmä ei siis ole tiedon digitaalinen hautausmaa vaan sen avulla päästään käsiksi tietoon helposti ja tieto on laajemman käyttäjäryhmän käytettävissä koska tahansa.

Miten kehitetään yrityksen dokumenttienhallintaa?

Jos yrityksessäsi on vielä käytössä paperiarkisto, dokumenttien salainen hautauspaikka, tilaa paikalle palveluyritys joka skannaa kaiken dokumentaation sähköiseen muotoon. Digitalisaatiota ei kannata tehdä digitaalisaatio vuoksi vaan paremman tiedon hallinnan vuoksi. Jos arkistossasi on paperidokumentteja, on ne arkistoitu sinne tulevaisuutta varten. 

Kuinka nämä skannattu dokumentit saataisiin uudelleen käyttöön helposti? Projekti kannattaa aloittaa siitä että mieti minkälaisia metatietoja tarvitset dokumenttien ja niissä olevan tiedon löytämiseksi tulevaisuudessa muutamalla napin painalluksella. Seuraavaksi panosta tekstin tunnistamiseen ja teko älyyn. 

Tekstin tunnistaminen on helppo tehdä dokumenttienhallintajärjestelmässä. Sen voi myös tehdä jälkikäteen skannatuille dokumenteille helposti. Tekoäly tarjoaa yrityksille paljon mahdollisuuksia tulevaisuudessa esimerkiksi erilaisten asiakirjojen, sopimusten, laskujen , raporttien yms. Älykkääseen tallentamiseen dokumenttienhallintajärjestelmään.

Mitä muita asioita kannattaa ottaa huomioon dokumenttienhallinnassa ja sen käyttöönotossa?

Dokumenttienhallinta voidaan tehdä helposti yrityksen perusjärjestelmissä kuten taloushallintojärjestelmissa, CRM- ja ERP-järjestelmissä, jne. Näissä järjestelmissä on tietyt perusominaisuudet olemassa joita tarvitaan dokumenttien hallintaan. Hyvin usein yrityksissä tulee tarve viedä dokumenttien hallinta vielä pidemmälle, jalostaa tietoa tai jakaa sitä yrityksen omine portaalien tms. kautta yhteistyökumpaneille ja asiakkaille. Integraatioiden tekeminen dokumenttienhallintajärjestelmään on helppoa. Integraatioilla on joskus ollut hyvin pitkäkestoisten projektien maine. 

Nykyään integraatiot voidaan toteuttaa helposti, joskus joka minuuteissa toisiin järjestelmiin. Monissa yrityksissä on käytössä SSO joka sekin helpottaa uuden dokumnettienhallintajärjestelmän ylläpitoa ja hallintaa sekä käyttöönottoa.

Miten yrityksen prosesseja voidaan helpottaa ja automatisoida nykyaikaisen asiakirjojen hallintajärjestelmän avulla?

Dokumenttienhallinnan perusajatus on se että tieto on oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Dokumenttien keskittäminen yhteen paikkaan yrityksen toiminnassa on SaaS palveluissa helppoa. Käytännössä kaikista sovelluksista voidaan tallentaa suoraan dokumenttienhallintajärjestelmään jolloin pystytään parantamaan yrityksen toiminnan laatua huomattavasti. Dokumenttien hallinta ei ole pakollinen työvaihe vaan se sujuu normaalin työn ohessa, lähes itsestään.

Yrityksissä on myös omia toimintamalleja, prosesseja, jotka elävät usein työntekijöiden arjessa sähköpostissa ja muistioissa. Tietyt yrityksen prosessit voidaan automatisoida ja sen avulla kehittää toimintaa nopeammaksi. Prosesseja automatisoimalla saavutetaan useita hyötyjä kuten ajansäästö, virheiden minimointi, toiminnan nopeuttaminen ja tiedon saatavuuden parantaminen. Lähes kaikissa yrityksissä on jokin taloushallinta järjestelmä joka helpottaa mm. Laskujen hyväksyntää ja hallintaa yrityksessä.

Samaa asiaa ajaa myös sopimustenhallinta, laskutus-, myynti- tai HR -prosessin asiakirjat. Nämä perinteiset dokumenttienhallinta rutiinit voidaan toteuttaa myös dokumenttienhallintajärjestelmässä mutta samalla voidaan viedä prosessit hieman pidemmälle. Näiden automatisoitujen prosessien avulla voidaan saada asiakkaalta mm. Allekirjoitukset sopimuksiin, parannettua työntekijäkokemusta yrityksessä, parantaa asiakaspalveluprosessia reklamaatiotilanteessa tai logistiikan palautuksissa. Ratkaisumahdollisuuksia on useita ja siksi on tärkeätä että dokumenttienhallintaprojektin alkuvaiheessa tiedostetaan myös se , mihin kaikkeen kehittynyttä tekoälyä hyödyntävää dokumenttienhallintaa voidaan soveltaa.

Mihin tallennettua tai arkistoitua tietoa voidaan yrityksessä käyttää?

Digitaalinen tieto on yrityksen perusprosesseissa tärkeä polttoaine. Ilman sitä ei yrityksen moottori liiku. Tietoa voidaan hyödyntää työtapojen automatisoinnissa, dokumenttien luokittelussa, mobiilityönkuluissa, asiakastiedon jalostamisessa, sääntömääräisten työnkulkujen rakentamisessa, tehtävälistojen ja työnohjauksen apuna, jne.  Käytännössä kerätty ja tallennettu tieto auttaa yrityksen päätöksen teossa esimerkiksi näissä asioissa

  • Integraatiot yrityksen muihin järjestelmiin
  • Tiedon etsinnän helpottuminen
  • Tiedon esittäminen nettiselaimissa esim. Intranetissä tai asiakkaiden portaalissa
  • Raporteissa
  • Mobiilisovelluksissa
  • Yrityksen verkkoportaaleissa /-verkkokaupassa
  • Tiedon jakaminen yrityksen sisällä tai yhteistyökumppaneille

Miten dokumenttienhallinta yrityksessä kehittää yrityksessä olevaa tietoa?

Yrityksen prosessien automatisointi on alan ammattilaiselle helppoa. Se toteutetaan osana dokumenttienhallinta järjestelmää kuvaamalla esimerkiksi uuden työntekijän työsopimuksen allekirjoitus ja työntekijän perehdytys. Tämän jälkeen dokumenttienhallintajärjestelmän toimittajan asiantuntijat toteuttavat prosessin kuvauksen if/then – else lauseiden avulla hyödyntäen uusia ja vanhoja indeksoituja dokumentteja, erilaisia triggereitä kunten sähköpostia, skannattuja ja indeksoituja dokumentteja jne. Tämä ei ole rakettitiedettä. Samalla kun prosessiautomaatiota tehdään, koulutetaan yrityksen työntekijä/pääkäyttäjä siihen että jatkossa yritys pystyy itse toteuttamaan prosessien automatisointia.

Miksi käyttäisit useita dokumenttienhallinnan järjestelmiä kuhunkin prosessiin erikseen, kun sen voi keskittää yhteen SaaS-järjestelmään?

Dokumenttienhallinnan keskittäminen yhteen järjestelmään avaa yritykselle uusia mahdollisuuksia toteuttaa samoilla resursseilla enemmän kuin aikaisemmin sekä saada huomattavia ajansäästömahdollisuuksia. Samalla kun dokumentit on keskitetty yhteen paikkaan , pystytään tätä tietopankkia hyödyntämään yrityksen muista järjestelmistä esimerkiksi yrityksen asiakaskokemuksen parantamiseksi, myynnin dokumentoinnin kehittämisessä kuten sähköpostien ja tilausten tallentamisessa tai tulevien laatujärjestelmän auditointien nopeuttamisessa.

Minkälaisia SaaS-järjestelmiä eli pilviratkaisuja on nykyään saatavilla?

Nykyisin dokumnenttien hallintajärjestemiä on useita. Aikoinaan on totuttu siihen että dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottoon varataan kuukausia , nykyään järjestelmän saa käyttöön päivissä Dokumenttienhallintajärjestelmä soveltuu hyvin pienille kuin suurillekin yrityksille . Saas-palvelu mahdollistaa järjestelmän skaalaamisen tarpeiden kasvaessa.

Dokumenttienhallintajärjestelmiä on olemassa hyvin pienelle kapealle sektorille ratkaisuina tai sitten laajemmin yhtä dokumenttienhallintajärjestelmää voidaan käyttää laajasti lähes kaikissa yrityksen dokumenttien hallintatarpeissa ja prosessien automatisoinnissa.

Löydät lisätietoja dokumenttienhallinnasta näistä linkeistä:

Saas-palvelu pienille ja suurille yrityksille 

https://www.ricoh.fi/tuotteet/software-apps/office-software/document-workflow/docuware.html

Docuware blogiartikkeleita

https://start.docuware.com/blog/document-management

Live demo on:
Move to Paperless Processes and Digital Storage

Youtube:

Tutustu Docuwolrd webinaareihin

Suomessa yleisiä dokumenttienhallinta -järjestelmiä:

Ricoh Docuware 

M-Files

Xerox Docushare

Lopuksi:

Kannattaa googlata document management system , #DMS , #EDM tai tutustua esimerkiksi maailmaan suurimpaan dokumenttienhallintaan erikoistuneeseen tapahtumaan Docuworldiin. Googlatessasi huomaat, kuinka kilpailtu aihe dokumenttienhallinta on yrityksessä. Kannattaa tutustua useaan artikkeliin.

Jos tarvitset asiantuntijaa yrityksen dokumenttienhallinnan kehittämiseksi, autan mielelläni. Soita +358 45 126 4071 / Arto

Ps. Jos luit tänne asti, voit olla kiinnostunut myös blogiartikkelista joka käsittelee yrityksen hallitustyötä ja sen tehokkuutta.